ビジネスメールで容量のマナー違反にならないように

メール お役立ち・豆知識

電話と同様、ビジネスで欠かせないのがメール。

このビジネスメールを送る際に、どれくらいの容量だとマナー違反にならないのでしょうか。

メールの容量にマナーがあるなんてご存じでしたか。

私は調べてみて初めて知りました。

答えは2MBです。

1.ビジネスメールでは容量に注意

ビジネスメールを送る際に、テキストファイルなら、2MBを超えるということはまずありません。

しかし、写真を添付するときなどは要注意です。

写真はたった1枚で2MBを超えてしまうことがあるからです。

会社で使っているメールサーバーでは、容量に制限があり、大きなものを送ってしまうと開くのに時間がかかったり、他のメールが見られなくなったりするなどの可能性があります。

また相手が出先からスマホでメールを確認する場合もあり得ますね。

このときも容量に注意が必要です。

2.容量でマナー違反にならないようにするには

マナー違反にならないようにするには、画像の容量を小さくして、相手側に迷惑をかけることのないようにしましょう。

具体的には以下のような方法があります。

2-1.PNG方式ではなくJPG方式で保存する

同じ画像でも、PNG形式とJPG形式では容量が異なります。

JPG形式の方が容量が少なくて済みます。

見た目に差はありませんので、JPG形式を使いましょう。

2-2.画像サイズを変更する

Windowsに付属の「ペイント」というソフトで、画像サイズを小さくすることができます。

これにより容量も減ります。

2-3.TinyPNGというサイトを使う

TinyPNGというサイトでは、ドラッグアンドドロップで、PNG形式とJPG形式の画像容量を小さくできます。

どのくらいの容量になったかが表示されますので、確認しましょう。

2-4.圧縮ファイルを使う

画像ファイルの上で右クリックをすると、図のように「圧縮」というメニューが表示されます。

ここで、zip形式を選び、画像を圧縮しましょう。

相手側で解凍してもらえれば元の画像が見られます。

3.ギガファイル便を使う

ファイル転送サービスに、「ギガファイル便」というものがあります。

2GBまでならファイル数無制限で利用することができます。

ファイルは最大60日間保存されます。

4.クラウドサービスを使う

クラウドサービスとは、パソコンやスマホにアプリをインストールしなくても、インターネット経由で、サービスを利用することができるものを指します。

文書ファイル、画像ファイルなどに使えます。

クラウドサービスは自分でファイルを保存するために使ってもいいですし、ビジネスメールの代わりに相手方に送るために使ってもいいです。

クラウドサービスにはいろいろな種類のものがあります。

4-1.Googleフォト

GoogleフォトはGoogleアカウントがあれば利用できます。

Googleフォトのサイトはこちら。

無料で15GBまで保存することができます。

Googleフォトでファイルを共有するにはこちらのヘルプページを参考にしてください。

4-2.Dropbox

Dropboxのサイトはこちら

無料版は最大2GBです。

パソコン版で保存・共有するにはこちらのサイトをご覧ください。

iPhone版はこちら

Android版はこちら

(リンクはいずれもひとつのページに記載されているそれぞれの方法にジャンプします)

4-3.One Drive

One DriveはマイクロソフトのOfficeアカウントがあれば利用できます。

無料版は5GBまでです。

One Driveのサイトはこちら

父さん
父さん

いろいろなサービスがあるな

母さん
母さん

それぞれの環境に合わせて使いましょう

5.まとめ ビジネスメールの容量

以上、ビジネスメールの容量について、マナー違反にならないようにするための方策を説明してきました。

画像ファイルを送るのが1回だけなのか、頻繁にあるのかなど、場合によって使い分けましょう。

ビジネスメールの容量は2MBまで
容量が大きいときは加工するかクラウドサービスを使う

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