電話と同様、ビジネスで欠かせないのがメール。
このビジネスメールを送る際に、どれくらいの容量だとマナー違反にならないのでしょうか。
メールの容量にマナーがあるなんてご存じでしたか。
私は調べてみて初めて知りました。
答えは2MBです。
1．ビジネスメールでは容量に注意
ビジネスメールを送る際に、テキストファイルなら、2MBを超えるということはまずありません。
しかし、写真を添付するときなどは要注意です。
写真はたった1枚で2MBを超えてしまうことがあるからです。
会社で使っているメールサーバーでは、容量に制限があり、大きなものを送ってしまうと開くのに時間がかかったり、他のメールが見られなくなったりするなどの可能性があります。
また相手が出先からスマホでメールを確認する場合もあり得ますね。
このときも容量に注意が必要です。
2．容量でマナー違反にならないようにするには
マナー違反にならないようにするには、画像の容量を小さくして、相手側に迷惑をかけることのないようにしましょう。
具体的には以下のような方法があります。
2－1．PNG方式ではなくJPG方式で保存する
同じ画像でも、PNG形式とJPG形式では容量が異なります。
JPG形式の方が容量が少なくて済みます。
見た目に差はありませんので、JPG形式を使いましょう。
2－2．画像サイズを変更する
Windowsに付属の「ペイント」というソフトで、画像サイズを小さくすることができます。
これにより容量も減ります。
2－3．TinyPNGというサイトを使う
TinyPNGというサイトでは、ドラッグアンドドロップで、PNG形式とJPG形式の画像容量を小さくできます。
どのくらいの容量になったかが表示されますので、確認しましょう。
2－4．圧縮ファイルを使う
画像ファイルの上で右クリックをすると、図のように「圧縮」というメニューが表示されます。
ここで、zip形式を選び、画像を圧縮しましょう。
相手側で解凍してもらえれば元の画像が見られます。
3．ギガファイル便を使う
ファイル転送サービスに、「ギガファイル便」というものがあります。
2GBまでならファイル数無制限で利用することができます。
ファイルは最大60日間保存されます。
4．クラウドサービスを使う
クラウドサービスとは、パソコンやスマホにアプリをインストールしなくても、インターネット経由で、サービスを利用することができるものを指します。
文書ファイル、画像ファイルなどに使えます。
クラウドサービスは自分でファイルを保存するために使ってもいいですし、ビジネスメールの代わりに相手方に送るために使ってもいいです。
クラウドサービスにはいろいろな種類のものがあります。
4－1．Googleフォト
GoogleフォトはGoogleアカウントがあれば利用できます。
Googleフォトのサイトはこちら。
無料で15GBまで保存することができます。
Googleフォトでファイルを共有するにはこちらのヘルプページを参考にしてください。
4－2．Dropbox
Dropboxのサイトはこちら。
無料版は最大2GBです。
パソコン版で保存・共有するにはこちらのサイトをご覧ください。
iPhone版はこちら。
Android版はこちら。
（リンクはいずれもひとつのページに記載されているそれぞれの方法にジャンプします）
4－3．One Drive
One DriveはマイクロソフトのOfficeアカウントがあれば利用できます。
無料版は5GBまでです。
One Driveのサイトはこちら。
いろいろなサービスがあるな
それぞれの環境に合わせて使いましょう
5．まとめ ビジネスメールの容量
以上、ビジネスメールの容量について、マナー違反にならないようにするための方策を説明してきました。
画像ファイルを送るのが1回だけなのか、頻繁にあるのかなど、場合によって使い分けましょう。
ビジネスメールの容量は2MBまで
容量が大きいときは加工するかクラウドサービスを使う
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